Dans les associations, la notion de « tiers sortant » concerne la rotation des membres du conseil d’administration ou du bureau afin d’assurer un renouvellement régulier des mandats. Cette règle vise à préserver la continuité du fonctionnement tout en permettant l’arrivée de nouvelles énergies. Pour appliquer correctement la rotation, il est indispensable de lire les statuts, de connaître les règles de calcul et de respecter les formalités de convocation et de procès-verbal.
Qu’est-ce que le tiers sortant ?
Le tiers sortant correspond à la part des administrateurs dont le mandat arrive à échéance lors d’une assemblée générale donnée. Dans de nombreuses associations, les mandats sont fixés sur trois ans et renouvelés par tiers chaque année ; mais les durées et modalités peuvent varier selon les statuts (2, 3 ou 4 ans, renouvellement par moitié, etc.). Les statuts doivent préciser le principe de la rotation et, à défaut, la loi ou la pratique classique peut s’appliquer.
Comment calculer le nombre de membres sortants ?
Le calcul se fait en trois étapes simples : recenser le nombre total de sièges, appliquer la fraction prévue (par exemple un tiers) et arrondir conformément à la règle statutaire. Si les statuts sont muets sur l’arrondi, il est prudent d’adopter une règle claire (arrondir à l’entier supérieur ou inférieur) et de la faire figurer dans un prochain amendement statutaire pour éviter les contestations.
Exemples pratiques
| Taille du conseil | Mandat (ans) | Proportion | Tiers sortant (nombre) | Remarque |
|---|---|---|---|---|
| 6 membres | 3 ans | 1/3 | 2 | 2 membres sortent chaque année |
| 9 membres | 3 ans | 1/3 | 3 | Cas le plus fréquent |
| 12 membres | 4 ans | 1/4 | 3 | Arrondi selon statuts si nécessaire |
Le tirage au sort et les règles d’équité
Lorsque plusieurs mandats arrivent à échéance en même temps et que les statuts n’indiquent pas qui doit être renouvelé, le recours au tirage au sort est une solution impartiale et fréquemment utilisée. Le tirage doit être mentionné au procès-verbal et réalisé en présence des membres, ou de témoins, pour éviter toute contestation. Certaines associations choisissent également de définir alternativement les départs selon l’ancienneté ou par accord entre administrateurs.
La préparation de l’Assemblée Générale
La bonne application de la règle du tiers sortant commence bien avant la tenue de l’assemblée générale. Il faut planifier la convocation, vérifier le respect des délais statutaires, collecter les candidatures, préparer la feuille de présence et prévoir les modalités de vote (vote à main levée, bulletin secret, vote électronique si autorisé).
Checklist avant l’AG
- Vérifier les statuts pour savoir qui est concerné par la fin de mandat.
- Envoyer la convocation conforme aux délais statutaires (souvent 15 jours minimum).
- Joindre à la convocation la liste des postes vacants et les candidatures reçues.
- Préparer la feuille de présence et le registre des délibérations.
- Anticiper les procurations et modalités de vote pour les absents.
Le déroulement du vote et la rédaction du procès-verbal
Lors de l’AG, il convient de vérifier le quorum avant d’ouvrir la séance. Les membres sortants peuvent se représenter s’ils le souhaitent, sauf disposition contraire des statuts. Le résultat du vote doit être clairement indiqué dans le procès-verbal : nombre de votants, suffrages pour, contre, abstentions, mode de scrutin. Si un tirage au sort a été utilisé pour départager, indiquer le procédé et le nom du ou des tirés au sort.
Formalités post-AG : déclaration et mise à jour
Après l’AG, le procès-verbal signé doit être conservé et, le cas échéant, transmis aux autorités compétentes (préfecture ou sous-préfecture pour les associations en France) selon la réglementation locale. Il est important de mettre à jour le registre des délibérations, d’informer la banque, les partenaires et d’actualiser les mentions légales si nécessaire. Le non-respect de ces formalités peut entraîner des difficultés administratives ou des contestations.
Conseils pratiques et pièges à éviter
Pour éviter les litiges : prévoir dans les statuts une règle claire d’arrondi du nombre de sortants, formaliser un calendrier de rotation, et documenter tout tirage au sort. Veiller aussi à la transparence des candidatures et à la publicité de la convocation. Enfin, conserver l’ensemble des pièces (convocations, listes de présence, PV) pendant la durée requise pour pouvoir produire des preuves en cas de contestation.
En résumé, l’application du principe du tiers sortant repose sur une base statutaire claire, un calcul rigoureux, une préparation méthodique de l’assemblée générale et des formalités postérieures correctement exécutées. Une bonne organisation réduit fortement les risques de contentieux et facilite le renouvellement harmonieux des organes de gouvernance.
