Henry Laurence Gantt fut un consultant en management et ingénieur en mécanique à l’origine d’un diagramme révolutionnaire: le diagramme de Gantt. Très utile dans la gestion et la planification de projets, il possède une variante moderne, le PERT ou Program/Project Evaluation an Review Technique . Le diagramme de Gantt permet aux chefs de projet la hiérarchisation des tâches, leur planification mais surtout de suivre l’avancement du projet selon une chronologie bien définie.
Rôle du diagramme de Gantt
Une planification optimale du projet
Il permet de déterminer les dates de réalisation de chaque partie du projet : calculer les marges des tâches, évaluer les retards possibles et l’avancement des travaux. Le suivi des projets est détaillé ainsi:
- structurer la liste de tâches (tâche critique, tache prioritaire…)
- leur durée
- la date de début et celle de fin de chaque tâche (avancement des tâches)
- les chevauchements estimés entre chaque tâche
- la date de début et de fin des travaux
L’amélioration de l’organisation du travail
Grâce au diagramme, les membres de l’équipe peuvent déterminer quelles sont les tâches prioritaires. Ils peuvent aussi vérifier si les ressources à disposition sont suffisantes, déterminer le budget nécessaire et calculer les risques encourus. les tâches peuvent être réorganisées en fonction de l’avancement du projet. Tout est facilité: la réalisation des tâches, la planification des activités, l’avancée du travail… Le diagramme est l’un des meilleurs outils pour le suivi du projet et pour établir votre budget prévisionnel.
Une communication facilitée
L’avantage d’un diagramme est le visuel. Chaque collaborateur est apte à comprendre rapidement et l’équipe évite ainsi les longues explications qui font perdre du temps. Les codes de couleurs facilitent la lecture du projet et structurent le fil de pensée de chacun.
Les limites du diagramme de Gantt
Bien qu’il permette un suivi du projet et en offre une bonne visualisation, il peut compliquer les choses s’il y a trop de tâches. Il est préférable d’élaborer des organigrammes des tâches afin que le diagramme principal ne devienne illisible. Sa mise à jour quotidienne est assez contraignante mais indispensable car il faut veiller à ce que le planning soit respecté.
Comment faire un diagramme de Gantt
Voici les étapes à suivre pour bien réaliser un diagramme de Gantt
- Identifier les tâches : une organisation par ordre chronologique est conseillée et il vaut mieux déterminer quelles sont les plus grandes tâces avant de désigner les petites
- évaluer leur durées respectives : il faut maintenir tout au long du projet l’unité de mesure utilisée (mois, jours, heures)
- repérer les interactions entre différentes tâches: il se peut que deux tâches différentes se chevauchent. Et au contraire, une tâche ne peut être réalisée que si la précédente n’est pas terminée. Il convient alors de bien vérifier l’ordonnancement les tâches.
- affecter les ressources : qu’elles soient humaines, matérielles ou financières, il faut les attribuer à chaque tâche afin d’assurer un suivi de leur utilisation.
- utiliser un outil adapté : Selon l’ampleur de votre projet, il est préférable d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour créer votre diagramme. Pour les petits projets, Microsoft Excel ou PowerPoint peut parfois suffire.
Les supports logiciels pour créer un diagramme de Gantt
On peut trouver en ligne différents logiciels permettant de créer un diagramme de Gantt. Certains sont payants mais la plupart sont des logiciels gratuits. Ce sont des logiciels de gestion de tâches: ils présentent la quantité de travail et vous aident à gérer les dépenses. Les meilleurs logiciels (certains ont une version gratuite) planifient eux-mêmes les tâches et évoluent au fur et à mesure de la réalisation du projet. Ces logiciels de planification permettent le partage de documents entre les membres de l’équipe et le visuel est souvent agréable à regarder. Enfin, des applications pour tablettes et smartphones sont disponibles pour la gestion des projets faciles.
Comment faire un Diagramme de Gantt en ligne
Certains sites permettent, sous condition d’une inscription gratuite ou non, de créer son diagramme de Gantt en ligne. Les étapes à suivre sont pour le faire sont:
- rentrer toutes les informations nécessaires au projet
- sélectionner le modèle de diagramme que vous souhaitez
- personnaliser le diagramme selon vos envies (définir un jalon, échéances, ajustement du visuel…)
- insérer le diagramme dans un document ( pour la présentation)
- partager votre diagramme avec les membres de votre équipe
Comment faire un diagramme de Gantt avec Excel
Il est de notoriété qu’Excel n’est pas le meilleur outil pour la gestion de projet. Néanmoins, les différents systèmes d’exploitation offrent des modèles de planification de projet Gantt pour Excel . Il vaut mieux se faire assister par une personne habituée à l’outil Excel ou télécharger un tutoriel car c’est une procédure assez technique. Mais pour résumer, il faut :
- créer un classeur avec les données suivantes: noms des tâches, dates de début et de fin des tâches
- calculer le nombre de jours (sans y inclure les week-ends)
- sélectionner le graphique (que vous trouverez dans dans la barre d’outils) ; mise en forme de l’axe vertical et de l’axe horizontal, entrée des données, fixation de la date minimale, masquage de la première série de données, amélioration du design. (les graphiques sont personnalisables)
