Que devons-nous retenir sur MyPeopleDoc ?
- L’objectif premier est de simplifier le stockage des documents tout en misant sur la sécurité.
- Le service est gratuit pour les salariés, mais il est payé via une licence ou un abonnement par l’entreprise.
- La plateforme respecte toutes les normes en termes de sécurité et de confidentialité.
Connaissez-vous MyPeopleDoc ? Il s’agit d’une plateforme de gestion documentaire RH sécurisée. Elle a été fondée en 2008 en France et rachetée par UKG, Ultimate Kronos Group en 2018. Si vous êtes immergé tout au long de la journée dans les formalités, sachez qu’elle pourrait vous apporter une aide sérieuse. Elle permet aux entreprises de dématérialiser, d’archiver et de transmettre tous les documents administratifs. Parmi ces derniers, nous comptons les contrats de travail, les bulletins de paie, les avenants ou encore les attestations et les certificats.
Chacun des salariés dispose d’un coffre-fort numérique personnel et accessible en ligne ou via une application mobile. Vous stockez ainsi tous les documents RH de manière pérenne et sécurisée. Sachez qu’en 2025, MyPeopleDoc revendiquait plus de 5 millions d’utilisateurs, ce qui n’est pas anodin. Ce sont plus de 1500 sociétés dont Bouygues, Canal+ ou encore Starbucks France, Veolia et L’Oréal, voire Orange qui l’utilise.
MyPeopleDoc est bien plus qu’un coffre-fort numérique RH
Sachez que MyPeopleDoc ne se limite pas forcément à un simple espace de stockage. Cette solution GED (Gestion électronique de documents) est dédiée aux ressources humaines. Elle a donc été pensée pour automatiser et fluidifier les processus RH.
- L’envoi des bulletins de paie.
- Le suivi des signatures.
- L’archivage légal.
- La communication avec les salariés.
Chacun des documents est envoyé et horodaté, il est même signé électroniquement et conservé selon des exigences précises (article L3243-2 du Code du travail). En ce qui concerne l’archivage, il est garanti par Arkhinéo. C’est la filiale de la Caisse des Dépôts qui reste la spécialiste de la conservation numérique à valeur probante.
Comment fonctionne MyPeopleDoc ?
Nous avons tendance à craindre les démarches informatiques, mais cette plateforme est relativement simple.
- Déposez les documents RH via votre espace administrateur.
- Le salarié reçoit une notification dès qu’un nouveau document est disponible.
- Ce même document est automatiquement archivé dans son coffre-fort personnel et il peut le consulter dès qu’il le souhaite.
- Les échanges sont bien sûr sécurisés, tracés et horodatés.
N’oubliez pas que l’utilisateur est en mesure de téléviser ses propres documents administratifs comme des relevés, des attestations ou des justificatifs.
La capacité est de 10 Go maximum pour le stockage et les fichiers doivent être inférieurs à 250 Mo. L’interface est intuitive et accessible sur PC, tablette ou smartphone.
Quels sont les avantages pour les entreprises et les salariés ?
Vous hésitez encore à utiliser MyPeopleDoc, ces quelques arguments devraient rapidement vous combler.
Du côté des entreprises, il y a forcément un gain de temps et une réduction des coûts d’impression.
- Pensez à l’automatisation de la diffusion et du classement des documents RH.
- Les normes RGPD, celles du Code du Travail et eIDAS sont respectée.
- Il y a un côté écoresponsable puisque vous supprimez les envois postaux et le papier.
- La sécurité juridique est renforcée grâce à l’horodateur et à la traçabilité.
En ce qui concerne les salariés, l’autonomie est totale. Vous n’avez plus besoin de solliciter le service RH pour un simple duplicata. Nous savons que le temps, c’est de l’argent.
- Vous profitez d’un accès permanent et sécurisé à tous les documents RH.
- N’oubliez pas que la conservation est gratuite et à vie. Votre coffre-fort est accessible même après le départ de l’entreprise.
- Il y a la possibilité d’ajouter ses documents personnels.
Quelques fonctionnalités non négligeables !
| La fonction | Pourquoi l’utiliser ? |
|---|---|
| Stockage et archivage automatique | Tous les documents RH envoyés sont archivés selon les normes légales. |
| Classement intelligent | Les fichiers sont automatiquement nommés et triés. |
| Signature électronique (eIDAS) | Validée juridiquement, elle remplace la signature manuscrite. |
| Tableaux de bord RH | Outil d’analyse et de suivi des envois pour les gestionnaires. |
| Historique des actions | Suivi complet des dépôts, téléchargements et accès. |
| Multi-employeurs | Un salarié peut centraliser plusieurs coffres MyPeopleDoc. |
| Application mobile | Consultation rapide et notifications en temps réel. |
MyPeopleDoc est-elle sécurisée ?
Depuis quelques années, nous voyons constamment des tentatives de piratage en France et à l’international. Heureusement, la plateforme a fait le nécessaire pour que la sécurité soit au rendez-vous.
- Il y a un chiffrement AES-256 pour le stockage des données.
- Les serveurs sont hébergés en France avec des data centers certifiés ISO 27001.
- Une authentification forte est au rendez-vous au même titre qu’une forte traçabilité des connexions.
Du côté de la confidentialité, sachez que seul le salarié dispose d’un accès au coffre personnel. L’employeur ne peut pas consulter les fichiers personnels qui sont ajoutés par le salarié. En ce qui concerne les documents, ils sont inaltérables. Toutes les modifications sont alors enregistrées.
Comment créer un compte sur MyPeopleDoc ?
Avec l’essor d’Internet, il est désormais relativement facile de créer un compte même si vous êtes un novice. MyPeopleDoc a fait en sorte de simplifier le plus possible le fonctionnement.
- Le salarié reçoit un e-mail d’invitation de la part de son entreprise.
- Il clique sur le lien et renseigne ses informations.
- Un code d’activation est envoyé sur son e-mail personnel.
- Il définit un mot de passe sécurisé et valide la création du compte.
- L’espace personnel est ensuite accessible via le site officiel ou l’application mobile.
Comment accéder à MyPeopleDoc ?
Lorsque toutes les étapes ont été réalisées pour la création du compte, il suffit d’utiliser l’identifiant et le mot de passe pour accéder au Dashboard. Sachez que l’usage est encore plus agréable grâce à l’application iOS et Android.
Quel prix pour utiliser cette plateforme ?
Certes, le côté pratique peut être important au sein d’une entreprise, mais la tarification ne doit pas être négligée. Alors que l’inflation est présente dans de nombreux secteurs, les sociétés cherchent à économiser de l’argent. Sachez que MyPeopleDoc est gratuit pour les salariés, la plateforme est financée par l’employeur.
Du côté des sociétés, il faut envisager une bonnement ou une licence annuelle selon le volume de documents et de salariés. Prévoyez tout de même 3 euros par salarié et par mois environ. Il existe tout de même des offres personnalisées pour les PME, les ETI ainsi que les grands groupes.
Pour faciliter davantage l’usage, une API dans les SIRH existants est possible (Workday, SAP, ADP, Talentsoft…).
Quelques questions importantes sur MyPeopleDoc
Puis-je accéder à mes documents après avoir quitté l’entreprise ?
Oui, le coffre personnel reste actif et gratuit à vie.
Que faire si j’ai perdu mon mot de passe ?
Vous pouvez le réinitialiser avec le mot de passe oublié.
Mon employeur voit-il des documents personnels ?
Non, seul le salarié a accès.
