L’évolution d’une entreprise dépend des collaborateurs qui la composent. L’implication de chaque personne est en effet d’une importance cruciale. Afin d’avoir une bonne organisation interne, pour la répartition des tâches et l’évolution du travail, il est essentiel d’avoir un bureau des ressources humaines (RH). Au sein d’une entreprise, ce service s’occupe de tout ce qui concerne les salariés, comme la répartition des missions et la planification du travail. Il s’occupe également de l’établissement des fiches de paie, qui est une tâche délicate et exigeante. Étant donné toutes les contraintes et le caractère chronophage de cette obligation, des solutions sont créées pour rendre le travail plus facile pour les RH. Il s’agit des logiciels de paie, qui sont des outils pratiques et utiles, pour la gestion des salaires en entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Le logiciel de paie est un programme informatique utilisé par les entreprises dans la gestion des rémunérations et l’accomplissement des tâches administratives, concernant les salariés. Il a pour buts principaux d’établir les fiches de paie pour chaque salarié et de procéder aux déclarations sociales obligatoires (DSN). Les logiciels de paie sont utilisés aussi dans la gestion et l’élaboration d’autres documents concernant les employés, comme les déclarations préalables à l’embauche (DPAE) et soldes de comptes. En fonction de son paramétrage, le logiciel de paie devient un outil qui permet d’automatiser et de synchroniser la gestion de l’entreprise, que ce soit pour les questions de paie ou celles concernant les données sociales.
Il existe une multitude de logiciels de paie sur le marché, avec différentes fonctionnalités. Deux catégories prédominent, selon leur mode de fonctionnement. Vous trouvez donc des logiciels de paie en ligne (mode SAAS) et des programmes de paie internes avec une configuration monoposte.
Le logiciel de paie en ligne
Encore appelé logiciel SaaS (Software as a Service), il s’agit d’une solution de gestion de paie en ligne. Cela suppose que toutes les fonctionnalités de cet outil ne sont accessibles que via le web. Il s’agit d’une option généralement envisagée par les petites et moyennes entreprises qui ne peuvent pas investir dans l’achat d’un logiciel trop onéreux. Cette solution hébergée sur un serveur web peut être utilisée par plusieurs entreprises qui auront leur propre accès, et bénéficieront des avantages spécifiques à ce type d’outils.
On distingue deux versions de logiciels de paie. Il s’agit de la version gratuite qui n’offre que des fonctionnalités basiques pour la gestion des fiches de paie. Bien qu’elle permette de générer plusieurs fiches de paie, il n’y a aucune garantie que celles-ci soient parfaitement éditées. De plus, il n’est pas évident d’obtenir de l’aide en utilisant ce type de logiciels en ligne.
Par contre, avec la version payante du logiciel de paie en ligne, vous accéderez à toutes les fonctionnalités de l’outil. Vous utiliserez une plateforme sécurisée avec assistance en cas de besoin. De plus, les fiches éditées seront conformes aux exigences légales. La facturation se fait en réalité selon trois modes. Il s’agit en effet du paiement par fiche dématérialisée, produite ou par abonnement, en fonction de l’effectif de votre équipe.
Le logiciel de paie en monoposte
Encore appelé logiciel On-premise, le logiciel de paie en monoposte est un programme dont la licence est achetée et installée sur le serveur physique d’une entreprise. Cette option permet d’avoir une gestion interne de vos fiches de paie, favorisant ainsi le stockage et l’archivage des données en interne. Elle est relativement coûteuse et n’est à ce titre utilisée que par les entreprises ayant une très bonne trésorerie.
Par ailleurs, comme les mises à jour d’un tel système ne sont pas automatiques, le logiciel de paie On-premise n’est pas idéal pour les entreprises dont les objectifs évoluent régulièrement. De plus, les coûts des mises à jour peuvent être assez lourds à porter pour certaines entreprises. Il est à noter que le paiement pour ce type de logiciel se fait en « One shot » (paiement unique).
Quel que soit le type de logiciel choisi, il vous permettra d’avoir de nombreuses fonctionnalités pour la gestion de vos fiches de paie dématérialisées.
À quelles fonctionnalités s’attendre avec le logiciel de paie ?
Lorsque vous prenez la décision de doter votre service des ressources humaines d’un logiciel de paie, vous bénéficiez d’un certain nombre d’avantages. Ceux-ci varieront alors en fonction des fonctionnalités que vous propose l’outil. Ceux-ci dépendent quant à eux du type de système dont vous dotez votre entreprise.
Le SI paie
Encore appelé système de paie classique, le système d’information paie est la version la plus standard du logiciel de paie. Il est conçu spécifiquement pour les besoins de base en matière de gestion des fiches de paie dématérialisées. Pour cela, il ne propose que des fonctionnalités spécifiques à la gestion des fiches de paies. Vous bénéficierez donc des fonctionnalités classiques comme :
- l’édition et la vérification des fiches de paie dématérialisées,
- l’automatisation et la distribution des bulletins de paie,
- la gestion des documents administratifs et juridiques,
- la génération des fichiers comptables.
Avec ce type de systèmes, vous pouvez générer des fiches de paie conformes aux normes légales, sans pour autant gérer les tâches liées aux ressources humaines. De ce fait, tout ce qui concerne les congés maladie, maternité et autres, ainsi que le suivi du temps de travail, sera géré manuellement. Pour vous départir de ces obligations et gagner du temps, vous devez opter pour un logiciel beaucoup plus avancé que celui-ci.
Le SIRH, un logiciel de paie complet
Défini comme le système d’information ressources humaines, et encore appelé système de paie avancé, le SIRH est une forme de logiciel de paie complet. Il combine la gestion des bulletins et celle des tâches RH indispensables. Il s’agit d’une version plus complète que le SI, car il permet la gestion des congés et le suivi de travail pour chaque salarié de l’entreprise. Cet outil se charge donc de tous les détails qui peuvent impacter la rémunération du travailleur lors du calcul des salaires.
Avec le SIRH vous n’avez plus besoin de tenir un tableau Excel pour la gestion de vos données RH. Le logiciel s’en chargera à votre place. Il propose un espace pour chaque employé qui renseignera directement tous les détails le concernant (heures de travail, période d’absence, notes de frais, etc.) durant le mois. Le système en tiendra compte lors des calculs pour générer un bulletin de paie 100 % conforme. Cet outil est donc à la fois un système de paie, mais aussi un logiciel RH, avec de nombreuses fonctionnalités comme :
- la gestion des déclarations sociales (DSN, URSSAF),
- le suivi des congés payés et du temps de travail pour chaque salarié,
- le contrôle des absences pour chaque salarié,
- le transport des données importantes,
- l’automatisation et l’ajout des notes de frais,
- la possibilité de sauvegarde des fichiers confidentiels sur un compte administrateurs.
Avec certains logiciels de paie avancés, il est même possible de bénéficier de l’accompagnement d’experts pour une meilleure prise en main du système. Certains concepteurs peuvent également vous proposer des évolutions de solutions adaptées à vos besoins.
Quels sont les avantages d’un logiciel de paie pour les RH ?
Dans une entreprise, les tâches liées à la gestion des ressources humaines peuvent se révéler parfois fastidieuses pour le DRH. En raison de ces difficultés, il n’est pas rare qu’un salarié remarque des erreurs sur sa fiche de paie. Il s’agit d’une proportion de 1/3 d’employés en France, selon un sondage effectué par l’IFOP en 2015. L’adoption d’un logiciel vient alors comme solution à ce problème, mais aussi à de nombreux autres recensés dans le domaine. Cet outil présente alors de grands avantages pour les entreprises qui l’utilisent pour leur gestion de paie.
La réduction des erreurs pour le service des Ressources humaines
Lors de l’édition manuelle des bulletins de paie, les possibilités d’erreurs ne sont jamais écartées. Une mauvaise manipulation d’un chiffre, un mauvais calcul ou l’omission d’un détail peut biaiser tout le résultat du travail. Grâce à l’automatisation des procédures d’édition, avec un logiciel de paie, les probabilités que survienne une erreur sont quasi inexistantes. Vous éditerez alors des fiches avec zéro taux d’erreurs.
Par ailleurs, depuis 2018, il existe une réglementation selon laquelle chaque fiche de paie doit être éditée de manière à permettre au salarié d’avoir une vue et une compréhension précises de ce document. La qualité visuelle du bulletin de paie constitue alors une exigence légale que doit respecter chaque employé des RH. Grâce à l’automatisation du système et à sa configuration, les logiciels de paie vous permettent désormais d’être en règle vis-à-vis de cette loi. Les mises en forme et les mentions légales obligatoires sont préalablement insérées dans le système. Ainsi, elles s’appliquent automatiquement à toutes les fiches éditées. Le logiciel vous laissera tout de même la main, si vous avez d’éventuelles modifications à apporter au bulletin.
Le gain de temps pour les employées du secteur RH
L’édition de la fiche de paie et la réalisation des tâches liées à la gestion des ressources humaines sont des exercices à la fois difficiles et chronophages. Elles impliquent la réalisation de nombreux calculs ainsi que de longues procédures administratives. Bien qu’elles soient toutes importantes, nombreuses sont celles qui n’apportent aucune valeur ajoutée à l’entreprise. Avec la digitalisation du processus, par l’utilisation du logiciel de paie, toutes ces tâches se font de manière autonome, sans l’intervention humaine. Cela constitue un réel gain de temps aussi bien pour l’employer que pour la société.
Le logiciel de paie est un outil qui permet de simplifier les démarches administratives et réduit les tâches du service RH au strict nécessaire. Cela contribue alors à l’amélioration de la productivité et aide le DRH à se concentrer sur le cœur de son métier. La gestion du processus de paie est ainsi beaucoup plus fiable.
La limitation des coûts des gestions
Bien que la mise en place d’un logiciel de paie représente un certain coût, il s’agit d’un investissement à long terme. La raison est qu’en limitant les procédures administratives liées à la gestion des salaires, les employés du service RH auront beaucoup plus de temps à consacrer à d’autres tâches à fortes valeurs ajoutées pour l’entreprise. De plus, cette dernière n’aura plus à recruter la main-d’œuvre ni à en former pour s’occuper de ces tâches. Cela constitue une économie considérable, surtout pour les PME/PMI.
Par ailleurs, grâce à l’utilisation du logiciel de paie, la plupart des entreprises, ainsi que leurs salariés, s’habituent aux fiches de paie dématérialisées. La suppression du bulletin de paie en version papier est donc évidente, ce qui représente un réel avantage pour les entreprises. Elles ne seront plus obligées d’investir dans le papier et l’ancre pour l’impression de ces documents. En optant pour ce logiciel, vous pourrez stocker les documents importants sur un serveur virtuel, durant de longues périodes. Cela constitue une réelle économie sur les frais de stockage et d’archivage pour les documents physiques.
Grâce à la réduction des erreurs, vous n’enregistrerez plus de tensions au sein de votre service. Les cas de litiges impliquant des dédommagements seront alors éliminés.
La réalisation d’un geste écologique en utilisant un logiciel de paie
En optant pour cette solution, vous effectuez un geste bénéfique pour l’environnement. En effet, l’utilisation des bulletins dématérialisés conduit à la suppression du support papier dans la distribution des fiches de paie. Tous les employés de l’entreprise recevront alors leur bulletin de paie par courriel. Cela limite la demande en papier d’impression, mais aussi en encre, ce qui réduira la production de ceux-ci.
Plusieurs milliers d’arbres sont abattus pour fabriquer le papier et des millions de tonnes d’eau sont utilisés dans ce processus. En utilisant un logiciel de paie, vous participez à la réduction de ces chiffres et à la sauvegarde de la planète. Vous réaliserez également une économie d’énergie, car vous n’utiliserez aucun appareil pour imprimer ces documents.
Notez que pour bénéficier de tous ces avantages, il convient d’avoir un logiciel performant et légal. Il existe de nombreux outils en ligne qui se vantent d’offrir la solution parfaite. Cela n’est pas toujours véridique et un mauvais choix de logiciel peut vous confronter à certaines déconvenues. Nous vous conseillons de faire attention à certains points, en choisissant votre fournisseur de logiciel. Vous pouvez aussi vous référer à des sites de comparatifs pour avoir de réelles propositions. Nous vous recommandons également de visiter les sites de concepteurs pour voir les avis clients sur leurs outils, ainsi que sur la qualité de leur prestation (assistance en cas de besoins).
