Les archives sont des sources d’informations sur l’activité d’une entreprise. Elles sont de nature variée, ce sont les documents administratifs, juridiques, comptables, commerciaux ou techniques. Ne sous-estimez pas leur importance.
Processus de gestion des archives
La gestion des archives est un processus complexe qui comprend plusieurs étapes. La collecte identifie et rassemble les documents qui doivent être archivés. Le classement est le fait d’organiser les documents, il se fait de manière logique et cohérente. La conservation protège les documents contre les dommages, la perte et le vol. La communication met les documents à la disposition des personnes qui en ont besoin. Enfin, la destruction élimine les documents qui ne sont plus utiles. L’élaboration d’un tableau de gestion des archives assure une gestion méthodique et conforme des documents au sein de l’entreprise.
Importance de la gestion des archives
La gestion des archives en entreprise est importante pour plusieurs raisons :
- les entreprises sont soumises à ces obligations légales en matière de conservation des archives ;
- les documents d’archives doivent être conservés pendant une durée déterminée, en fonction de leur nature et de leur importance ;
- les archives sont utilisées pour défendre les intérêts de l’entreprise en cas de litige ;
- elles sont nécessaires pour assurer la continuité des activités de l’entreprise en cas de sinistre ou de changement de direction ;
- elles sont valorisées comme un patrimoine historique et culturel.
Les outils de gestion des archives
Il existe de nombreux outils de gestion des archives. Ils facilitent la gestion des archives, améliorent son efficacité et garantissent la pérennité des documents. Les outils de collecte comprennent les formulaires ou les tableaux de gestion des documents. Les outils de classement englobent les règles de classement des archives. Les outils de conservation réunissent les boîtes d’archivage. Les outils de communication comprennent les systèmes de recherche ou les services d’archivage en ligne. Les outils de destruction sont les broyeurs et les incinérateurs.
La sécurité des archives
La sécurité des archives protège les documents contre les dommages, la perte et le vol. Les archives contiennent des informations sensibles qui sont les données personnelles, les informations financières ainsi que les secrets commerciaux. Mettez en place des mesures de sécurité adaptées, elles protégeront vos informations. Vous garantirez la confidentialité des informations qu’elles contiennent.
Les mesures de sécurité à adopter
Suivez les mesures de sécurité que les entreprises adoptent pour protéger leurs archives :
- sélectionnez un emplacement approprié pour les archives : il doit être sûr et sécurisé. Placez-les à l’abri des intempéries et des intrusions. Assurez-les contre les incendies ;
- formez les collaborateurs à la sécurité des archives : ils doivent comprendre les mesures de sécurité à respecter pour protéger les archives ;
- mettez en place un plan de reprise d’activité en cas d’incident, etc.
Conseils pour une gestion des archives efficace
Établissez une politique de gestion des archives. Adoptez un système d’organisation logique. Il est utile pour les archives physiques ou électroniques. Investissez dans des systèmes de gestion électronique des documents. Ils facilitent le suivi et la recherche des archives numériques. Vos archives seront protégées grâce aux mesures de sécurité robustes. Les accès non autorisés et les pertes de données seront bloqués.
