Aucun autre système de gestion de bureau n’a plus d’influence sur les cabinets que la planification. Elle façonne la journée de tout un chacun et impacte directement les niveaux de stress et de productivité. C’est pour cela que de nombreux dentistes ont adopté un modèle d’emploi du temps de « journée idéale » pour assister leur réceptionniste dans la prise de rendez-vous.
Votre conception d’une journée idéale dans votre cabinet sera différente de celle d’un autre dentiste, mais elle a certainement des caractéristiques communes : rythme soutenu, transitions en douceur, très peu ou aucune non-présentation, un faible niveau de stress et une productivité élevée.
Pour que toutes vos journées ressemblent à cela, procédez comme suit
Déterminez la durée réelle des procédures. Si vous n’avez pas mené d’études de durée de procédure depuis plusieurs années, votre cabinet peut avoir une mauvaise estimation du temps nécessaire pour réaliser un traitement à un rythme productif sans être effréné.
Utilisez des créneaux de planification de 10 minutes si ce n’est pas encore le cas. Par rapport aux anciennes unités de 15 minutes, cette approche vous permet à vous et à votre personnel d’attribuer du temps avec plus d’exactitude. Vous diminuez ainsi les dépassements ou les périodes de temps mort entre les patients, deux situations stressantes à leur manière.
Créez un modèle qui vous permettra d’optimiser votre performance. Quel est le meilleur moment de la journée pour réaliser les procédures les plus complexes ? Combien de créneaux devez-vous réserver pour recevoir les nouveaux patients ou traiter les urgences en moyenne par semaine ? En répondant à ce type de questions, vous définissez une journée idéale pour vous et votre personnel. Créez un modèle qui reflète ces préférences et formez votre personnel afin qu’il le respecte autant que possible.
Laissez vos hygiénistes dentaires et vos assistants vous guider entre les salles de soin. Vous êtes dans votre cabinet dentaire, mais en leur laissant cette responsabilité, votre journée sera mieux rythmée, plus efficace et plus productive.
Actualisez votre système de confirmation pour une efficacité optimale. Tirez profit des technologies de communication les plus récentes ainsi que d’excellents scénarios pour être certain que la majorité des patients se présente à l’heure (99 % étant une cible réaliste).
Le processus de définition de journée idéale ressemble à celui des objectifs de performance et permet de vous motiver, tout comme votre équipe, pour réussir au quotidien. Certaines journées seront loin d’être idéales, mais vos résultats généraux s’amélioreront nettement avec cette méthode plutôt qu’avec des techniques de planification démodées.
