Le passage d’une créance en perte est une opération comptable et fiscale délicate qui requiert des justifications claires et une documentation complète. Le compte 654 enregistre les pertes définitives sur créances irrécouvrables. Avant de constater une perte, l’entreprise doit avoir entrepris toutes les démarches de recouvrement raisonnables, évalué la possibilité d’une reprise ultérieure et rassemblé des preuves tangibles de l’incapacité du débiteur à régler sa dette.
Critères pour qualifier une créance d’irrécouvrable
Plusieurs éléments peuvent conduire à qualifier une créance d’irrécouvrable. Les principaux critères sont :
- Échec répété des relances écrites et téléphoniques, malgré des délais raisonnables.
- Absence prolongée et inexpliquée du débiteur, impossibilité de le localiser malgré recherches.
- Procédures judiciaires sans résultat favorable : décision de justice sans possibilité pratique d’exécution, ou insolvabilité avérée du débiteur (redressement ou liquidation judiciaire).
- Coût du recouvrement supérieur au montant récupérable, rendant économiquement injustifié tout nouvel effort de poursuite.
Ces éléments doivent être documentés : relances (dates et contenus), accusés de réception, constats d’huissier, échanges avec le mandataire judiciaire, etc. La qualité du dossier justificatif est déterminante en cas de contrôle fiscal.
Différence entre provision (dépréciation) et admission en non-valeur
Il est essentiel de distinguer la provision pour dépréciation d’une créance et l’admission en non-valeur. La provision (comptes 68/491 selon la nature) traduit une perte probable estimée aujourd’hui mais non certaine. L’admission en non-valeur (compte 654) constate la perte définitive lorsque l’irrécouvrabilité est avérée.
La séquence pratique recommandée est la suivante :
- Constat de la perte probable : dotation à la provision.
- Si la perte devient certaine : reprise de la provision puis constat de la perte définitive en compte 654.
Si une créance n’avait pas été provisionnée et que son irrécouvrabilité est constatée, on enregistre directement la perte définitive en débitant le compte 654 et en créditant le compte client 411.
Traitement de la TVA sur créances irrécouvrables
La TVA facturée sur une vente peut, sous conditions strictes, être neutralisée lorsque la créance devient définitivement irrécouvrable. Cette neutralisation exige des justificatifs et la preuve que le paiement ne sera pas réalisé (procédures de recouvrement, décision judiciaire, insolvabilité du débiteur).
En pratique, l’annulation de la TVA collectée s’opère en inversant l’écriture de TVA via le compte de TVA approprié (par ex. 4457x selon le plan comptable). L’écriture courante pour une créance TTC sera par exemple : débit du compte 654 pour la perte HT, débit du compte 4457x pour la TVA à reprendre, crédit du compte 411 pour le montant TTIl est impératif de vérifier les règles fiscales particulières (délais, conditions, pièces exigées) car l’administration peut contester la neutralisation en l’absence de preuves suffisantes.
Écritures comptables types
Voici des modèles d’écritures fréquemment utilisés :
- Créance non provisionnée, sans TVA : Débit 654 — Pertes sur créances irrécouvrables ; Crédit 411 — Clients.
- Créance non provisionnée, avec TVA neutralisable : Débit 654 — Pertes (HT) ; Débit 4457x — TVA à régulariser ; Crédit 411 — Clients (TTC).
- Créance déjà provisionnée : Reprise de la provision (crédit 491) puis débit 654 et crédit 491 ou crédit 411 selon situation pour solder la créance.
- Recouvrement ultérieur d’une créance passée en perte : Débit 512 — Banque ; Crédit compte de produits (reprise sur pertes ou produit exceptionnel selon la nature).
Il convient d’indiquer en clair le motif et la référence des pièces justificatives sur chaque écritures afin d’assurer la traçabilité comptable.
Pièces justificatives et checklist documentaire
Pour chaque créance passée en perte, constituez un dossier qui contient au minimum :
- Facture initiale et contrat ou bon de commande.
- Toute la correspondance relative au recouvrement : relances, emails, lettres recommandées avec accusé de réception.
- Constats d’huissier, attestations, décisions judiciaires, ou certificats du mandataire judiciaire.
- Preuves de recherche du débiteur (recherches d’adresse, Kbis, échanges avec service contentieux).
- Tableau récapitulatif des actions menées et du calendrier des relances et procédures.
Conserver ces pièces est essentiel pour justifier la déduction en cas d’audit ou de contrôle fiscal. Noter aussi la décision interne (qui a autorisé la radiation, date et motif) pour renforcer la gouvernance.
Points de vigilance et bonnes pratiques
- Ne pas passer de pertes sans preuves suffisantes : l’administration fiscale peut remettre en cause la déductibilité si le dossier est insuffisant.
- Respecter la chronologie reprise de provision — admission en non-valeur pour une traçabilité correcte.
- Vérifier les règles spécifiques pour les opérations intracommunautaires, exportations ou ventes soumises à régimes particuliers de TVA.
- Documenter la décision interne et garder une copie centralisée des dossiers pour faciliter les contrôles et le suivi statistique des créances irrécouvrables.
Le compte 654 permet de constater la perte définitive d’une créance lorsque l’irrécouvrabilité est dûment prouvée. Un traitement rigoureux — recherche de preuves, respect des séquences comptables, prise en compte de la TVA — garantit la conformité aux règles comptables et fiscales. La constitution d’un dossier complet et la formalisation des décisions internes facilitent les contrôles ultérieurs et protègent l’entreprise en cas de contestation. En cas de doute, il est recommandé de consulter un expert-comptable ou un conseiller fiscal pour adapter le traitement à la situation particulière de l’entreprise.
